El Problema: "Acceso Libre para Todos"
Situaciones que pueden pasar sin roles definidos:
- • Un practicante facturó al cliente equivocado y tuviste que cancelar el CFDI
- • Un ex-empleado todavía tiene acceso a información de clientes
- • Alguien cambió la configuración fiscal sin avisar y ahora las facturas salen mal
- • Todo el equipo ve los números financieros de la agencia
- • No sabes quién generó qué factura cuando hay un problema
Resultado: Errores costosos, riesgos de seguridad, y falta de trazabilidad sobre quién hizo qué.
Roles Disponibles en Agenc-ia
Control total de la agencia
Puede hacer:
- ✅ Todo (acceso ilimitado)
- ✅ Gestionar miembros del equipo
- ✅ Configurar datos fiscales de la agencia
- ✅ Ver y editar todos los clientes
- ✅ Generar y cancelar facturas
- ✅ Conectar/desconectar cuentas publicitarias
- ✅ Gestionar suscripción y pagos
Ideal para:
- • Dueño de la agencia
- • Socio/director general
- • Gerente de operaciones
- • Persona responsable fiscal
Nota: Debe haber al menos 1 Admin. No puedes eliminar el último.
Operación diaria sin acceso a configuración
Puede hacer:
- ✅ Crear y editar clientes
- ✅ Generar facturas y borradores
- ✅ Ver cuentas publicitarias conectadas
- ✅ Crear traducciones de gastos
- ✅ Ver todos los reportes
- ✅ Exportar datos
No puede hacer:
- ❌ Invitar/eliminar miembros
- ❌ Cambiar configuración fiscal
- ❌ Conectar nuevas cuentas de Google Ads
- ❌ Ver información de suscripción/pagos
- ❌ Cancelar facturas ya timbradas
Ideal para: Account managers, ejecutivos de cuenta, community managers que reportan, y personal operativo.
Ver información sin poder editar
Puede hacer:
- ✅ Ver lista de clientes (limitada)
- ✅ Ver dashboards y reportes
- ✅ Ver facturas generadas
- ✅ Descargar reportes en PDF/Excel
No puede hacer:
- ❌ Crear/editar/eliminar nada
- ❌ Generar facturas
- ❌ Ver datos fiscales sensibles
- ❌ Ver configuración de la agencia
- ❌ Ver todos los clientes (solo asignados)
Ideal para: Practicantes en observación, analistas que solo reportan, y clientes con acceso limitado a su información.
Matriz de Permisos por Funcionalidad
| Funcionalidad | Admin | Editor | Viewer |
|---|---|---|---|
| Ver Dashboard | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gestionar Clientes (CRUD) | ✅ | ✅ | ❌ |
| Generar Facturas | ✅ | ✅ | ❌ |
| Cancelar Facturas Timbradas | ✅ | ❌ | ❌ |
| Conectar Google Ads | ✅ | ❌ | ❌ |
| Crear Traducciones de Gastos | ✅ | ✅ | ❌ |
| Invitar Miembros del Equipo | ✅ | ❌ | ❌ |
| Cambiar Configuración Fiscal | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ver Configuración de Suscripción | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ver Todos los Clientes | ✅ | ✅ | ⚠️ Solo asignados |
Cómo Invitar a tu Equipo
Ve a Configuración
En el menú lateral, selecciona "Configuración" y luego "Equipo" (solo visible para Admins).
Envía la Invitación
Ingresa el correo del nuevo miembro y selecciona el rol (Admin, Editor o Viewer).
Acepta y Accede
El invitado recibe un email, crea su cuenta y accede automáticamente con los permisos asignados.
Consejos de Seguridad
- • No des rol de Admin a personas que no necesiten control total
- • Revisa periódicamente quién tiene acceso y elimina a ex-empleados
- • Usa Viewer para practicantes o personal temporal
- • El 80% de tu equipo probablemente solo necesita rol de Editor
- • Activa autenticación de dos factores (2FA) cuando esté disponible
Mejores Prácticas por Tipo de Agencia
Configura tu equipo ahora
Invita a tu equipo en minutos y asigna los roles correctos desde el inicio.
Preguntas Frecuentes
Sí, los Administradores pueden cambiar los roles de cualquier miembro en cualquier momento. El cambio es inmediato: si cambias a un Viewer a Editor, podrá empezar a crear facturas de inmediato.
Al eliminar a un miembro, pierde acceso inmediato a todo. Sus acciones previas (facturas generadas, clientes creados) quedan registradas con su nombre para auditoría. No se pierde ningún dato.
Sí, depende de tu plan: Free (1 usuario), Professional (3 usuarios), Enterprise (usuarios ilimitados). Puedes ver tu límite en Configuración → Suscripción.
Actualmente los roles son para miembros internos de la agencia. Para dar acceso a clientes, usa el rol de Viewer con asignación de clientes específicos. Próximamente habrá un portal de clientes con acceso limitado.
Sí, puedes tener múltiples Administradores. Esto es útil si hay varios socios o si quieres que el director de operaciones también tenga control total. Solo asegúrate de que sean personas de confianza.